Procédure d’embauche d’un salarié
L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés (salariés étrangers) ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.
- Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- Registre unique du personnel
- Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
- Déclaration des mouvements de main d’œuvre
- Visite médicale d’embauche
- Services en ligne et formulaires
- Où s’adresser ?
- Références
Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche (et avant la mise au travail effective du salarié), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d’embauche des petites entreprises :
- à l’Urssaf, par l’employeur dont le personnel relève du régime général,
- à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), par l’employeur dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole.
Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.
La DPAE (qui a remplacé la déclaration unique d’embauche -DUE-) permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
-
immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié,
- demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie,
- adhésion à un service médical du travail,
- demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail et demande d’examen médical d’embauche du salarié,
- pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
L’Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.
Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit.
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l’employeur,
- code APE et numéro de Siren de l’entreprise,
- coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
- noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé),
- date et heure d’embauche prévisibles,
- nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l’un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :
- Titre emploi-service entreprise (Tese),
- Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,
- Titre emploi forains (TEF).
Attention : les entreprises qui effectuent plus de 500 DPAE par an doivent obligatoirement les transmettre en ligne.
Registre unique du personnel
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
À savoir : s’il s’agit d’une première embauche, il faut aussi informer l’inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
Lors de l’embauche de chaque salarié, l’employeur doit accomplir les formalités d’affiliation du salarié concerné à l’institution relevant de l’Arrco (pour tous les salariés) ou de l’Agirc (pour le personnel cadre).
Déclaration des mouvements de main d’œuvre
Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.
Visite médicale d’embauche
Elle doit être réalisée avant la fin de la période d’essai.
Cependant, la visite médicale doit avoir lieu avant l’embauche, si la personne embauchée bénéficie d’une surveillance médicale renforcée : jeune âgé de moins de 18 ans, travailleur handicapé, travailleur de nuit, femme enceinte, travailleur exposé à certains risques (amiante, plomb, rayonnements ionisants, bruit, vibrations, agents biologiques, cancérigènes ou toxiques, risque hyperbare).
