Parapher et coter des registres comptables qu’est ce ?
Certains documents comptables doivent être cotés et paraphés par le juge ou le greffier du tribunal de commerce.
La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages encore vierges du livre comptable (chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par l’apposition d’un cachet sur les 1e et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression…) et leur donner une date certaine.
Documents concernés
Obligatoires
Les délibérations des assemblées d’associés ou d’actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l’intitulé varie selon la forme juridique.
Doivent être obligatoirement cotés et paraphés les documents comptables suivants :
- registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés à responsabilité limitée (SARL),
- registre des délibérations de l’associé unique de sociétés à responsabilité limitée à associé unique,
- registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés en nom collectif (SNC),
- registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés en commandite simple (SCS),
- registre des délibérations du conseil d’administration de sociétés anonymes (SA) à conseil d’administration,
- registre des délibérations du conseil de surveillance de sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance,
- registre des délibérations des assemblées générales d’actionnaires de sociétés anonymes et de sociétés par actions simplifiées (SAS),
- registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles,
- registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles professionnelles (SCP) de conseil en propriété industrielle,
- registre des délibérations des assemblées d’associés des Sociétés d’épargne forestière.
Facultatifs
D’autres documents peuvent être cotés et paraphés, sans que cela ne soit obligatoire.
Il s’agit des livres de commerce tenus par les commerçants :
- livre-journal, qui enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise opération par opération et par ordre chronologique,
- grand livre, qui classe par nature de compte les informations figurant par ordre chronologique dans le livre-journal,
- livre d’inventaire, qui regroupe les données d’inventaire (relevé de tous les éléments d’actif et de passif mentionnant leur quantité et leur valeur) selon la nature et le mode d’évaluation des éléments qu’elles représentent.
Le livre-journal et le livre d’inventaire peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé.
Chaque livre reçoit un numéro d’identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.
Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d’inventaire. Dans ce cas, ils sont identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
Depuis 1998, le livre de paie, qui recensait les mentions portées sur les bulletins de paie, et qui devait également être coté et paraphé, n’est plus obligatoire.
où s’ADRESSER ?
les livres de commerce peuvent également être paraphés et cotés au tribunal d’instance ou en mairie (à vérifier au préalable, car toutes les mairies ne le font pas).
La demande de paraphe ou de cote peut se faire :
- soit sur place au greffe du tribunal du commerce,
- soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception.
Cette formalité est payante, sauf en mairie.
Le tarif est de 3,11 € environ par livre (se renseigner auprès de l’organisme), auquel s’ajoutent des frais d’envoi
Le paiement doit être effectué par chèque libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).
Conséquence de livres non côtés et paraphés :
ces livres n’ont aucune valeur juridique, si vous avez commencé à les remplir sans qu’ils soient cotés et paraphés, les cotes et paraphes seront apposés à partir des pages vierges de toutes inscriptions.
